หลักการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเบื้องต้น ฉบับใช้ได้จริง

ในยุคที่การติดต่อสื่อสารทั้งโลกเชื่อมต่อถึงกัน…ทุกคนในโลกสามารถติดต่อหากันได้อย่างรวดเร็วผ่าน Smartphone ในมือ ไม่ว่าจะเป็นการโทรผ่านโปรแกรม Chat, video call, ส่งข้อความ ต่างๆ นานา แต่ในการติดต่อที่เป็นทางการ หรือที่เป็นการติดต่อสื่อสารเรื่องงานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นสายงานอาชีพไหนๆ email  ถือว่าเป็นการติดต่อที่ดีที่สุด แสดงถึงความเป็น Professional ทั้งต่อตนเองและบริษัท

หลักการเขียนอีเมลเบื้องต้นต้องเขียนหัวข้ออย่างไร? ,เขียนแจ้งอย่างไรว่ามีแนบไฟล์,ควรทักทายอย่างไร?, การเขียนชื่อผู้รับ,การเขียนเนื้อหาเริ่มต้น,การลงท้ายอีเมล,ลายเซ็นผู้ส่ง

รู้ไว้ จะได้ไม่เขียนผิดๆ ถูกๆ และเลือกใช้ได้อย่างเหมาะสม จะต้องเขียนอย่างไรบ้างไปดูกันเลย

————————————-

ด่านแรกสำคัญมากนั้นก็คือ หัวข้อของ email ผู้รับอยากเปิดอ่านหรือไม่? ตรงนี้ก็เป็น 1 ในปัจจัยสำคัญ ดังนั้นการตั้งหัวข้อของ email ที่ดีนั้น ต้องชัดเจน กระชับ ได้ใจความ บอกให้ผู้อ่านรู้ว่าเกี่ยวกับเรื่องอะไรได้ทันทีที่อ่านหัวข้อครั้งแรก และกระตุ้นให้เขากดเปิดเข้าไปอ่าน

————————————————–

หากมีข้อมูลหรือเอกสารให้ส่งเป็นไฟล์แนบไปกับอีเมล และควรบอกอีกฝ่ายว่ามีไฟล์แนบหรือบอกเนื้อหาไฟล์ หากเป็นไฟล์ขนาดใหญ่ควรบีบอัดให้เล็กก่อนส่งหรืออัปโหลดในพื้นที่บริการจัดเก็บข้อมูล เช่น Dropbox

————————————————-

การเขียนคำทักทายผู้รับ จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกดี รู้สึกว่าเราสุภาพ เป็นมิตร ที่ใช้ได้บ่อยก็จะเป็น Dear ทางการหรือไม่ทางการก็ใช้ได้หมด

——————————————————-

อย่าลืมตรวจสอบอีกครั้งว่ากำลังเขียนส่งถึงใคร ที่อยู่อีเมลถูกต้องหรือไม่

———————————————–

ผู้รับอาจจะต้องรับอีเมลหลายฉบับ ควรเริ่มต้นเขียนจากบทสรุปที่ทำให้ผู้เข้าใจง่ายๆ ประมาณ 3 บรรทัด แต่ละประโยคต้องสั้น กระชับ ได้ใจความ

————————————–

ส่วนใหญ่จะไม่เป็นทางการ เช่น Thanks หรือ Regards การเขียนอีเมล์จะดูโปรมากขึ้นหากปรับเนื้อหาตามความสัมพันธ์ หรือ เนื้อหาอีเมล

———————————————

เพื่อให้ผู้รับติดต่อกลับได้ง่าย และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น อย่าลืมอ่านทวนอีกครั้งก่อนกดส่ง ตรวจสอบการใช้ grammar ให้ถูกต้องด้วยนะคะ

———————————————

แต่ถ้าจะให้ดี เล่มนี้ควรมีติดโต๊ะ
หลักการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพให้อย่างครบถ้วน

มีสำนวนสำเร็จรูปการเขียนอีเมลธุรกิจให้ถึง 75 สถานการณ์ เรียบเรียงเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่าย ประยุกต์ใช้กับเหตุการณ์ในชีวิตประจำวันอื่นๆ ได้ เช่น การติดต่อนัดหมาย การสอบถาม มารยาท
และยังมีวิธีการเขียนอีเมลธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ หัวข้ออีเมลที่ใช้บ่อย อีกทั้งคำลงท้ายที่เหมาะสม การเริ่มต้นอีเมล การลงท้ายอีเมล การเจรจาต่อรอง ไปจนถึงการแสดงความรู้สึกด้วยรูปแบบสำนวนทางการ

นอกจากนี้ยังรวบรวมคำศัพท์ธุรกิจที่ต้องใช้เขียนอีเมล และเกร็ดภาษาที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน!
คลิกเลย >>> http://bit.ly/31bIC0g

———————————————

ขอบคุณข้อมูลจากหนังสือ เขียนอีเมลอย่างง่าย สไตล์นักธุรกิจ : Easy & Perfact Email Writing
ผู้เขียน    Yoko Ueno (โยโกะ อุเอะโนะ)
ผู้แปล     พิมพ์สุภัค เปสลาพันธ์
ซื้อไว้ติดโต๊ะทำงาน คลิกเลย >>>  http://bit.ly/31bIC0g

 

 

ร่วมแสดงความคิดเห็น และแชร์ไปยัง Facebook ของท่าน